MEMORANDO

GG-ME-0087-2017

03 de febrero de 2017

PARA:            Todo el personal

DE:                  MBA Luis Ángel Montoya Mora

                        Gerente General

ASUNTO:      Uso del sistema de correspondencia institucional

Como es de conocimiento de todo el personal, durante el año 2016 se desarrolló el proyecto para la digitalización de la información en el Banco, producto de lo cual se adquirió e implementó la herramienta que permite el trasiego digital de la correspondencia que se recibe y se emite en el Banco.

Al día de hoy se considera que ha transcurrido tiempo suficiente para la familiarización con el uso de dicho sistema, en función de lo cual se instruye a todo el personal del Banco, que a partir del 15 de marzo del año en curso, todo trámite de correspondencia interna y externa, deberá ser canalizado por medio de la herramienta del Archivo Digital.

La correspondencia externa que se reciba, será digitalizada en el área de fotocopiado y enviada, por medio del sistema, a la dependencia correspondiente. A partir de ese momento se procederá con el trámite normal.

En lo que respecta a la correspondencia interna, deberá seguirse el procedimiento establecido y comunicado al personal en las capacitaciones que fueron impartidas por la empresa contratada para la implementación de este proyecto.

Como excepciones a lo anterior, por un lado, la información que se reciba y que esté relacionada con expedientes para el bono de la vivienda, en cualquiera de sus modalidades, seguirá gestionándose igual que hasta ahora; por otro lado, la información que al momento de su recibido sea clasificada como privada o confidencial, les será entregada en la forma tradicional.

Las dudas que tengan o surjan en relación con esta herramienta, serán atendidas por la funcionaria Elizabeth Cambronero Granados.

Agradezco su atención.

LAMM/mcb/scc